Le savez-vous ? Votre activité peut vous amener à supporter des frais liés à votre activité professionnelle. Deux options s’offrent à vous pour déclarer ces dépenses professionnelles : soit vous optez pour un abattement automatique de 10% sur vos impôts, soit vous optez pour les frais réels si vous considérez avoir dépensé plus de 10% de vos revenus pour votre travail.
Explications sur ces fameux frais réels qui rythment votre activité professionnelle.
Frais réels, que peut-on déclarer ?
Les frais réels correspondent à des critères bien précis et ils ne peuvent être déclarés que si vous disposez des justificatifs indispensables en cas de contrôle par l’administration (à conserver pendant 3 ans).
Sont concernés :
- Les frais kilométriques
- Les frais de déplacements jusqu’à votre lieu de travail
- Les frais de repas
- Les frais de matériel informatique
- Les frais de logement
- La double résidence
- Les autres dépenses
Les frais kilométriques : pas plus de 80 km par jour
Ils concernant les enseignants qui se rendent au travail en voiture. L’état a mis en place un simulateur en ligne pour évaluer les dépenses kilométriques sur la base d’un barème bien précis.
Il dépend du nombre de kilomètres parcourus, du véhicule, de sa consommation en carburant et des dépenses annexes comme les réparations ou l’assurance. Attention ! Les frais de déplacement domicile - travail sont limités à 80 km/jour.
Les frais de déplacement : ponctuels mais pris en charge
Vous pouvez bénéficier, sous certaines conditions, de la prise en charge partielle ou totale par l’administration des frais de transport, de repas et d’hébergement liés à votre activité professionnelle.
Ces frais interviennent généralement lors de missions exceptionnelles, formations ou examens. Ils sont remboursés sur justificatifs auprès de l’administration concernée.
Les frais de repas : sous conditions
Il est possible de déclarer les repas dans les frais réels seulement si les horaires de travail ou l’éloignement du domicile ne vous permettent pas de rentrer pour prendre vos repas chez vous.
En cas de repas pris sur place, deux options possibles :
- L’établissement propose un mode de restauration collective : il est possible de déduire la part du repas payé qui dépasse 5,00 euros (montant en 2023)
- Si l’établissement ne dispose pas d’un mode de restauration collective, il est possible de déduire sur justificatifs la part du repas qui dépasse 4,00 euros (montant en 2023)
Les frais de matériel informatique : amortissables et remboursables
Dès lors qu’il entre dans le cadre d’un usage professionnel, 100% du matériel informatique (ordinateur, imprimante, scanner…) peut être déclaré au frais réel dès lors que le coût dépasse 500 euros et qu’il est échelonné sur 3 ans. Par exemple, un ordinateur acheté 600 euros, sera amortissable à hauteur de 200 euros pendant 3 ans.
100% des consommables (cartouches d’encres, ramettes de papier), ouvrages de documentation (livres pédagogiques, manuels), et abonnements à des revues pédagogiques sont pris en charge.
Chaque élément doit faire l’objet d’une facture.
Les frais de logement : soumis à conditions
Si vous déménagez pour vous rapprocher de votre lieu d’activité, sachez que vous pouvez déduire les frais de déménagement, mais uniquement pour vous et non pour toute la famille. Pour calculer le montant à déduire, il vous suffit de diviser le budget de votre déménagement par le nombre de membres de la famille.
De la même façon, si une partie de votre habitation est dédiée à une utilisation professionnelle avec espace de travail, vous pouvez déduire des frais : loyer, intérêts du crédit pour les propriétaires, chauffage, électricité, accès à Internet. Le calcul se fait au prorata des mètres carrés utilisés.
Il est aussi possible de prendre en compte les dépenses d’entretien, de réparation et d’amélioration ainsi que les dépenses de grosses réparations qui concernent cette pièce. Si vous êtes propriétaire, vous ne pouvez pas déclarer le montant du crédit, mais uniquement les intérêts de l’emprunt.
Le site des impôts donne une liste non exhaustive des documents qui peuvent être demandés pour justifier ces déductions :
- Attestation de votre employeur certifiant que vous ne disposez pas d’un bureau sur votre lieu de travail ;
- Acte d’acquisition ou de location de votre habitation principale qui fait apparaître la superficie des pièces ;
- Contrat et échéanciers de vos emprunts contractés ;
- Quittances de loyer, de gaz, d’électricité, de téléphone ;
- Factures de fournisseurs, d’installateurs, d’artisans ou d’entrepreneurs ;
A noter : si votre employeur met à votre disposition un ordinateur et un bureau, vous ne pourrez pas déduire ces frais professionnels de vos impôts. Sachez d’ailleurs que l’administration n’hésite pas à vérifier la véracité de vos déclarations auprès de votre hiérarchie.
La double résidence, un cas à part
Si vous êtes PACSé(e) ou marié(e) et si vous avez été contraint(e) de prendre un deuxième logement éloigné pour des besoins professionnels, vous pouvez également intégrer ces dépenses dans les frais réels.
Cela ne concerne que les frais qui sont réellement en double. Attention à bien conserver les éléments qui vous ont conduit à prendre un second domicile (preuve de refus de mutation, attestation de non-mobilité pour le conjoint…)
Les autres dépenses, bon à savoir
D’autres dépenses peuvent être déclarées en frais réels, c’est le cas notamment de :
- La cotisation syndicale ou à des associations professionnelles ;
- Les frais de préparation aux concours (organismes de formation, frais d’inscription) ;
- Le mobilier si vous travaillez de chez vous (bureau, chaise…) ;
- L’abonnement à des magazines ;
- Les vêtements professionnels spécifiques (blouses, gants, maillots de bain…) ;
- Les visites scolaires (zoo, parcs, musées…) ;
Frais réels, comment les déclarer ?
Pour être déductibles, vos dépenses doivent être :
- Liées et nécessitées par l’exercice de votre activité professionnelle ;
- Avoir été honorées au cours de l’année précédant votre déclaration ;
- Justifiées, pour cela, vous devez pouvoir fournir des justificatifs nominatifs.
Conservez des factures de tous vos achats et ce pendant une durée de 3 ans. Ces factures ne sont pas à joindre à votre déclaration de revenus, mais doivent être présentées en cas de contrôle fiscal.
Vous devez déclarer le montant de vos frais dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration de revenus, sans les soustraire du montant déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ.
En cas de doute, n’hésitez pas à contacter votre centre des impôts, les équipes sauront vous orienter et répondre à toutes vos questions avec précision.